Office Manager Parfums Christian Dior

  • Company: Parfums Christian Dior Netherlands
  • Location: Netherlands
  • Business group: Perfumes & Cosmetics
  • Contract type: Permanent Job
  • Function: Facility Management
  • Experience required: Minimum 5 years
  • Reference No.: PCD15914
  • Date of publication: 2019.01.31

Position

Functieomschrijving

De Office Manager rapporteert aan de Financieel Directeur. De taak van de Office Manager omvat het beheer en de optimalisatie van de infrastructuur. Hij/zij is de bevoorrechte contactpersoon van de werknemers op het vlak van o.a. veiligheid, alle kantooraangelegenheden, IT, onkostennota's en bedrijfsauto's.  Voor externe dienstverleners en leveranciers staat hij/zij in voor  het algemeen goed functioneren van de organisatie  en  de kwaliteit van de werkomgeving.

 

Globaal Management:

  • Actualiseren en implementeren van kantoorprocedures
  • Toezicht houden op de veiligheid op het werk (BHV, etc.)
  • Zorgen voor een goed beheer van de kantoren (optimalisatieplan): opvolgen van  onderhoud en reparaties, relaties met de leveranciers en beheerder van het pand
  • Coördinatie van externe dienstverleners die belast zijn met de receptie (3 personen en ambulanten), schoonmaak (1 persoon) en zorg voor de kwaliteit van de dienstverlening
  • Beheer van het bedrijfswagenpark, inclusief voertuigorderbeheer en factureringscontrole van leasemaatschappijen
  • Beheer en optimalisatie van diverse contracten
  • Beheer van alle bedrijfsverzekeringen
  • Beheer en optimalisatie van het kantoorbudget
  • Organisatie van evenementen voor het personeel, zoals het Sinterklaasfeest

 

Administratiebeheer:

  • In&Out beheer van IT-dossiers, telefonie, bedrijfswagenpark, post- en pakketten, etc. en respectievelijke databases
  • Opvolgen en beheer van onkostennota's en toepassen van gerelateerde procedures
  • Reserveren van alle reizen en hotelaccomodaties
  • Opvolgen en communicatie naar de werknemers van procedures van de LVMH groep
  • Checken en accorderen van facturen

 

IT:

  • Coördinatie van 3 externe IT-medewerkers en de kwaliteit van hun prestaties garanderen
  • Opvolgen en implementeren van de richtlijnen van de LVMH-groep
  • Opvolgen van het informaticapark in samenwerking met onze externe dienstverleners en de LVMH-groep
  • Coördinatie van de implementatie van verschillende transversale projecten

Profile

Gewenste opleiding, ervaring en kwaliteiten

  • Bachelor diploma
  • Minimum 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
  • Beheersen van MS-Office (Outlook, Word, Excel en Power Point) en Apple omgeving
  • Excellente mondelinge en schriftelijke communicatie
  • Nederlands en Engels
  • Pro-actief zijn, administratieve stiptheid, zin voor organisatie, detail en excellentie
  • Analystische geest
  • In staat zijn tot een autonome en efficiënte wisselwerking tussen werknemers, directie en externe partners
Apply

Perfumes & Cosmetics

A major player in the perfumes, make-up and skincare markets, the Perfumes & Cosmetics division groups together major historic Houses as well as young brands with strong potential.

Discover the business group