CDI - Creative Administration Project Manager - F/H

Position

Welcome to RIMOWA, the first German Maison of the LVMH Group.We are looking for a dynamic and organized colleague who will play a crucial part in ensuring the smooth functioning of our Creative team.

Responsibilities :

Budget & Invoicing Management

• Own the management and evolution of the team’s budget and financial transactions
• Monitor the team’s finances to finish the year on budget
• Own the relationship between Creative Team and the Accounting Financial team, creating clear communication and collaboration.
• Register suppliers and process invoices for payments in a timely manner, ensuring compliance with financial protocols.
• Proactively manage accounts receivable by chasing outstanding balances
• Handle administrative tasks as needed, demonstrating flexibility and a willingness to assist wherever required
• Organize a yearly bid between production companies and monitor the accuracy of received quotes

Legal & Contracts

• Own and lead all contracts for external suppliers with the Legal Team
• Own the relationship between the Creative Team and the Legal Team, ensuring the legal compliance of all creative activities

Shoot Calendar & Samples Coordination

• Manage the team’s shoot calendar, organizing and coordinating meetings to gather requests from various internal teams
• Provide internal teams with a shoot calendar including the shotlist and delivery dates of all assets
• Assist in the preparation, editing, and distribution of presentations for both internal and external audiences
• Revise the assets overview and ensure the well-organized placement of all content on the server.
• Oversee the stock of product samples, ensuring accurate tracking and organization.
• Coordinate sample DHL pick-ups and deliveries in accordance with shooting plans, contributing to the seamless execution of creative projects.

Qualifications:

• Experience in administrative and accounting roles, preferably in a creative, fast-paced environment
• Very good with numbers and proficient in Excel
• Strong organizational and multitasking skills with meticulous attention to detail.
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to collaborate effectively across teams.
• Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant tools.
• Perfect command of English, as it is the primary language used within the team and across the organization.

Celebrating our inclusive and diverse culture is core to RIMOWA’s DNA. We know that for our business to thrive, we depend on having diverse talent with a range of backgrounds, skills and capabilities in each of the countries in which we operate and to reflect our broad consumer base. We view diversity as one of the key enablers that helps our business to grow.

#LI-DNI

Job responsibilities

Bienvenue chez RIMOWA, la première Maison Allemande du Groupe LVMH.

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) dynamique et organisé(e) qui jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de notre équipe créative.

Responsabilités : 

Gestion du budget & de la facturation

• Assurer la gestion et l’évolution du budget et des transactions financières de l’équipe
• Surveiller les finances de l’équipe afin de respecter le budget en fin d’année
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et l’équipe comptable et financière, en favorisant une communication et une collaboration claires.
• Enregistrer les fournisseurs et traiter les factures en vue de leur paiement dans les délais, en veillant au respect des protocoles financiers.
• Gérer de manière proactive les comptes clients en relançant les soldes impayés
• Assurer les tâches administratives selon les besoins, en faisant preuve de flexibilité et d’une volonté d’apporter son aide partout où cela est nécessaire
• Organiser un appel d’offres annuel auprès des sociétés de production et vérifier l’exactitude des devis reçus

Affaires juridiques & contrats

• Gérer et piloter l’ensemble des contrats avec les fournisseurs externes en collaboration avec l’équipe juridique
• Assurer la liaison entre l’équipe créative et l’équipe juridique, en veillant à la conformité juridique de toutes les activités créatives

Coordination du calendrier de tournage & des échantillons

• Gérer le calendrier de tournage de l’équipe, en organisant et en coordonnant les réunions afin de recueillir les demandes des différentes équipes internes
• Fournir aux équipes internes un calendrier de tournage comprenant la liste des plans et les dates de livraison de tous les éléments visuels
• Participer à la préparation, à la mise en forme et à la diffusion de présentations destinées à des publics internes et externes
• Vérifier la synthèse des ressources et veiller à ce que l’ensemble du contenu soit correctement classé sur le serveur
• Superviser le stock d’échantillons de produits, en garantissant un suivi et une organisation rigoureux
• Coordonner les enlèvements et livraisons d’échantillons par DHL conformément aux plannings de tournage, contribuant ainsi au bon déroulement des projets créatifs

Qualifications :

• Expérience dans des fonctions administratives et comptables, de préférence dans un environnement créatif et dynamique
• Très à l’aise avec les chiffres et maîtrise d’Excel
• Solides compétences organisationnelles et capacité à mener plusieurs tâches de front, avec un sens aigu du détail.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité à collaborer efficacement entre les équipes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des autres outils pertinents.
• Parfaite maîtrise de l’anglais, car il s’agit de la langue principale utilisée au sein de l’équipe et dans l’ensemble de l’organisation.

La célébration de notre culture inclusive et diverse est au cœur de notre ADN. Nous savons que pour que notre entreprise prospère, nous devons pouvoir compter sur des talents diversifiés, avec des origines, des compétences et des capacités différentes dans chacun des pays dans lesquels nous opérons et pour refléter notre large clientèle. Nous considérons la diversité comme l'un des facteurs clés de la croissance de notre Maison.